DIVISION DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº 01632 14 de Febrero, 2013 DCA-0361 Señora Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva Junta Administrativa del Archivo Nacional Fax: 2234-7312 Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización solicitada para contratar en forma directa concursada A.-la impermeabilización de techos II y B.- los servicios de reforzamiento de cilindro núcleo central del edificio principal y otros daños, pudiendo iniciarse dichos trámites sin que exista aún contenido presupuestario aprobado, todo de acuerdo con el artículo 2 bis y 8 de la Ley de Contratación Administrativa y 9 de su Reglamento. Damos respuesta al oficio N° JA-0058-2013 de 31 de enero de 2013, mediante el cual solicita nuestra autorización para contratar en forma directa concursada tanto la impermeabilización de techos de los depósitos documentales de Archivo Histórico, así como los servicios de reforzamiento estructural de cilindro núcleo central del edificio principal del Archivo Nacional y otros daños causados por el terremoto del pasado 5 de setiembre 2012. De igual forma se pide autorización para iniciar dichos procesos sin contenido presupuestario aprobado. II--.. JJuussttiiffiiccaacciioonneess ddee llaa ssoolliicciittuudd:: CCaassoo AA.. 11)) Que aún cuando la Contraloría General había autorizado en el caso de impermeabilización de techos, empezar la contratación sin contenido presupuestario en el año 2011, la Autoridad Presupuestaria no autorizó elevar el límite del gasto y no se pudo hacer la contratación. El problema persiste y se agrava, razón por la cual se ha dispuesto hacer el trabajo en este ejercicio económico. 22)) Que se contrató un profesional que recomendó a la Junta Administrativa la ejecución del trabajo y quien realizaría la supervisión del proyecto. Así la Junta ha decidido de acuerdo a la recomendación, impermeabilizar ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos FOE-EC-XXX 2 8 de junio, 2005 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos Al contestar refiérase al oficio Nº 14314 8 de noviembre, 2005 FOE-EC-531 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA ARCHIVO NACIONAL Apartado 41-2020, Zapote Estimada señora: Asunto: Remisión del informe DFOE-EC-41/2005 resultado de la revisión efectuada en la Junta Administrativa del Archivo Nacional en relación con la verificación del cumplimiento de la normativa contenida en el Reglamento de aprobación de los documentos presupuestarios publicado en La Gaceta N°177 del 16 de setiembre de 2003. Con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 11 y 184 de la Constitución Política de la República, 11, 17, 18 y 19 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, y otras leyes conexas, se procedió a la verificación del cumplimiento de la normativa contenida en el “Reglamento de Aprobación de los Documentos Presupuestarios de los Órganos, Unidades Ejecutoras, Fondos, Programas y Cuentas que administren recursos de manera independiente”, en relación con el presupuesto ordinario para el año 2005 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. El estudio incluyó la verificación del cumplimiento, por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la normativa emitida en dicho Reglamento y las disposiciones de las “Guías para la revisión de los documentos presupuestarios”, específicamente para el presupuesto ordinario del año 2005. Sobre el particular, se determinó que la aprobación interna del presupuesto para el año 2005, por la suma de ¢569.330.6 miles, se ajustó en todos sus extremos a los requisitos establecidos por este órgano contralor. Atentamente, Lic. Javier Masís Figuero ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios de Educación, Culturales y Deportivos FOE-EC-427 2 4 de octubre, 2005 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios de Educación, Culturales y Deportivos Al contestar refiérase al oficio Nº 12398 4 de octubre, 2005 FOE-EC-427 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Apartado postal 41-2020, ZAPOTE, SAN JOSE Estimada señora: Asunto: Atención oficio N° JA-352-2005. Esta Contraloría General recibió el pasado 12 de setiembre su oficio N° JA-352-2005, mediante el cual se transcribe el acuerdo tomado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el que se solicita se les aclare si es obligatorio remitir la información y los documentos presupuestarios, ya que se les presenta duda ante lo señalado por esta Oficina en el oficio N° 6303 (FOE-EC-184) del 2 de junio del presente año y lo que dispone el “Reglamento para la presentación de los documentos presupuestarios de los Órganos, Unidades Ejecutoras, Fondos, Programas y Cuentas cuyos presupuestos se envían para el trámite de aprobación por parte de la Contraloría General de la República”. Al respecto se le comunica que el requerimiento planteado por este Órgano Contralor mediante la circular N° ° DFOE-045 (oficio N° 1480) del 15 de febrero del presente año, fue específico para el informe de ejecución presupuestaria, liquidación del presupuesto al 31 de diciembre de 2004 e información sobre transferencias a sujetos privados, información necesaria para elaborar y presentar a la Asamblea Legislativa el informe que establece el artículo 184 inciso 3) de la Constitución Política y el artículo 32 de la Ley Orgánica de la Contraloría General y sus reformas, según se les comunicó en esa oportunidad, así como para poder elaborar la Memoria Anual y el Dictamen para la Asamblea Legislativa. Lo anterior no significa, de ninguna manera, que la Junta Administrativa del Archivo Naci ...

PAGE 3 DIVISIÓN DE ASESORÍA Y GESTIÓN JURÍDICA Al contestar refiérase al Oficio Nº 12120 26 de setiembre de 2005 DAGJ-2883-2005 Señora Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Se autoriza contratar directamente los servicios de consultoría a la empresa Diseños y Proyectos S.A., por un monto máximo de ¢5.500.000. Damos respuesta a oficio JA-365-2005 de 7 de setiembre del 2005, recibido en esta Contraloría General el pasado 12 de setiembre, donde solicita autorización para contratar en forma directa los servicios de consultoría a la empresa Diseños y Proyectos S.A. I.- Antecedentes: Expone que requieren contratar los servicios de una empresa consultora para la elaboración de estudios preliminares, anteproyecto, diseño final, planos constructivos y especificaciones técnicas, presupuesto detallado, asesoría de licitación e inspección de obras, para la construcción del Cuarto Depósito de Archivo Intermedio, que es un edificio igual a los tres edificios ya construidos en los terrenos de esa Junta Administrativa. Agrega que la empresa Diseños y Proyectos S. A, brindó servicios de consultoría respecto de los tres edificios ya construidos. En el año 200 diseñó el tercer depósito, por lo que ese diseño y el cuarto, caben dentro de la denominación “Proyecto repetitivo”, contemplado en el artículo 5 del Arancel de Servicios Profesionales de Consultoría para Edificaciones, Decreto Ejecutivo 18636-MOPT, lo que significa que si se le contrata nuevamente a esa empresa el diseño del cuarto depósito, aplica la reducción de honorarios para el proyecto repetitivo. Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 inciso h) de la Ley de Contratación Administrativa y 83 de su Reglamento General, solicita autorización para que esa Junta Administrativa pueda contratar en forma directa los servicios de consultoría a la empresa Diseños y Proyectos S. A., en razón de que por tratarse de un proyecto repetitivo, la reducción en l ...

1 5 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 10424 24 de agosto de 2005 DAGJ-2508-2005 Señora Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Solicitud de autorización para realizar trabajo extraordinario, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 17 de la Ley No. 8422, Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Publica. Nos referimos a su oficio número JA-320-2005 de fecha 5 de agosto de 2005, presentado ante esta Contraloría General el día 9 de agosto, y complementado mediante oficio No. JA-325-2005, remitido a este órgano contralor el día 23 de agosto de 2005. En dichos oficios, solicita la autorización por parte de esta Contraloría General para llevar a cabo trabajo extraordinario en el siguiente escenario: Indica que el Archivo Nacional procede a microfilmar y encuadernar cada uno de los 3000 tomos de protocolo que aproximadamente ingresan al año para ser custodiados en dicha institución. Sin embargo, señala que el escaso personal con que cuentan únicamente permite que durante la jornada ordinaria se encuadernen y restauren los documentos más antiguos o dañados, y considerando que resulta imposible contratar dicha encuadernación en imprentas privadas, por razones de seguridad e integridad de los documentos bajo su custodia, solicitan la autorización para contratar a sus propios funcionarios para realizar dichas labores por concepto de trabajo extraordinario. Asimismo, señala que los funcionarios del Archivo Nacional que se desea contratar a esos efectos, cuentan con la experiencia suficiente para llevar a cabo dichas tareas, las cuales serían ejecutadas fuera de la jornada ordinaria y de forma temporal, por un período de un año, y pagándoles por ello un salario. · NUESTRO CRITERIO: Con el fin llegar a una adecuada conclusión respecto de la solicitud de autorización formulada, conviene hacer un breve análisis sobre los alcances del artículo 17 ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos FOE-EC-XXX 2 8 de junio, 2005 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos Al contestar refiérase al oficio Nº 14314 8 de noviembre, 2005 FOE-EC-531 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA ARCHIVO NACIONAL Apartado 41-2020, Zapote Estimada señora: Asunto: Remisión del informe DFOE-EC-41/2005 resultado de la revisión efectuada en la Junta Administrativa del Archivo Nacional en relación con la verificación del cumplimiento de la normativa contenida en el Reglamento de aprobación de los documentos presupuestarios publicado en La Gaceta N°177 del 16 de setiembre de 2003. Con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 11 y 184 de la Constitución Política de la República, 11, 17, 18 y 19 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, y otras leyes conexas, se procedió a la verificación del cumplimiento de la normativa contenida en el “Reglamento de Aprobación de los Documentos Presupuestarios de los Órganos, Unidades Ejecutoras, Fondos, Programas y Cuentas que administren recursos de manera independiente”, en relación con el presupuesto ordinario para el año 2005 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. El estudio incluyó la verificación del cumplimiento, por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la normativa emitida en dicho Reglamento y las disposiciones de las “Guías para la revisión de los documentos presupuestarios”, específicamente para el presupuesto ordinario del año 2005. Sobre el particular, se determinó que la aprobación interna del presupuesto para el año 2005, por la suma de ¢569.330.6 miles, se ajustó en todos sus extremos a los requisitos establecidos por este órgano contralor. Atentamente, Lic. Javier Masís Figuero ...

PAGE 6 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 07293 22 de junio de 2005 DAGJ-1712-2005 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora General DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Solicitud de autorización para contratar a funcionarios del Archivo Nacional la digitación de registros de inventarios de documentos, así como la encuadernación de tomos de protocolo. Se refiere este Despacho a su oficio Nº DG-430-2005 presentado a la Contraloría General el 20 de mayo del presente año, mediante el cual plantea una consulta al Órgano Contralor relacionada con la contratación de funcionarios del Archivo Nacional, para que fuera de su jornada ordinaria se encarguen de la digitación de registros de inventarios de documentos, así como la encuadernación de tomos de protocolo que sean remitidos por los notarios públicos. Cabe señalar que la gestión consultiva se formula, en razón no solo de la existencia de una práctica administrativa que según se afirma ha encontrado sustento en una autorización del Órgano Contralor -otorgada vale agregar hace casi ya diez años-, sino además en virtud de la emisión de la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública (Ley Nº 8422 publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre de 2004), advirtiendo en particular la regulación en ella contenida en cuanto al denominado trabajo extraordinario, dentro del cual por lo afirmado en el oficio de consulta, podrían encajar eventualmente el servicio de digitación de registros al tratarse de una actividad cuya contratación se da de manera ocasional. I. Consideraciones preliminares. Según se advierte en el oficio de consulta, al amparo de una autorización de contratación emitida por el Órgano Contralor el 10 de noviembre de 1995, el Archivo Nacional, en tanto autoridad responsable de conservar, organizar y facilitar el patrimonio documental del país ...

División De Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos PAGE División De Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos 4 Licda. Virgina Chacón Arias 2 de junio, 2005 Al contestar refiérase al oficio Nº 06303 2 de junio, 2005 FOE-EC-0184 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA aRCHIVO nACIONAL Apartado 41-2020, Zapote Estimada señora: Asunto: Remisión del informe No. DFOE-EC-2-2005 referente a la liquidación del presupuesto de esa Junta Administrativa correspondiente al ejercicio económico 2004, el cual refleja un resultado preliminar de ¢313.167.4 miles . Con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 11 y 184 de la Constitución Política de la República; 11, 17 y 19 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428 y otros leyes conexas, se revisó la liquidación presupuestaria correspondiente al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2004. El estudio comprende la revisión de la gestión institucional a través de los documentos aportados por la Junta Administrativa, a saber la liquidación presupuestaria al 31 de diciembre de 2004, remitida con el oficio DAF-375-2005. La revisión se efectuó de acuerdo con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia y con las directrices emitidas por esta Contraloría General, según su competencia. 1. RESULTADOS. Como parte de la revisión realizada a los documentos remitidos a esta Contraloría General se determinaron los resultados que se detallan en los siguientes puntos. 1.1. RESULTADO DEL PERIODO. El monto del superávit asciende a la suma de ¢313.167.4 miles, según el detalle adjunto. Este resultado es preliminar hasta que se cumplan las disposiciones emitidas en el presente informe. 1.2 SOBRE EL INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTA ...

División De Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos PAGE División De Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos 4 Licda. Virgina Chacón Arias 2 de junio, 2005 Al contestar refiérase al oficio Nº 06303 2 de junio, 2005 FOE-EC-0184 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA aRCHIVO nACIONAL Apartado 41-2020, Zapote Estimada señora: Asunto: Remisión del informe No. DFOE-EC-2-2005 referente a la liquidación del presupuesto de esa Junta Administrativa correspondiente al ejercicio económico 2004, el cual refleja un resultado preliminar de ¢313.167.4 miles . Con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 11 y 184 de la Constitución Política de la República; 11, 17 y 19 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428 y otros leyes conexas, se revisó la liquidación presupuestaria correspondiente al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2004. El estudio comprende la revisión de la gestión institucional a través de los documentos aportados por la Junta Administrativa, a saber la liquidación presupuestaria al 31 de diciembre de 2004, remitida con el oficio DAF-375-2005. La revisión se efectuó de acuerdo con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia y con las directrices emitidas por esta Contraloría General, según su competencia. 1. RESULTADOS. Como parte de la revisión realizada a los documentos remitidos a esta Contraloría General se determinaron los resultados que se detallan en los siguientes puntos. 1.1. RESULTADO DEL PERIODO. El monto del superávit asciende a la suma de ¢313.167.4 miles, según el detalle adjunto. Este resultado es preliminar hasta que se cumplan las disposiciones emitidas en el presente informe. 1.2 SOBRE EL INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTA ...

PAGE 3 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio Nº 4 4 4 3 20 de abril, 2005 DAGJ-0998-2005 Señora Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva Dirección General del Archivo Nacional Estimada señora: Asunto: se otorga autorización para contratar en forma directa los servicios de soda-cafetería por un plazo de siete meses. Nos referimos a su oficio JA-096-2005 del 11 de marzo del año en curso, complementado con el oficio JA-133-2005 del 14 de abril último, mediante el cual solicita a esta División autorización de contratación directa para la concesión del servicio de soda-cafetería, mientras se lleva a cabo el procedimiento licitatorio. I. Antecedentes y Justificaciones de su solicitud: Como razones dadas para justificar la solicitud, nos indica las siguientes: 1) Que la Junta Administrativa del Archivo Nacional ha realizado varios procesos licitatorios para la concesión de un local ubicado en las instalaciones del edificio del Archivo Nacional, para brindar al público usuario y funcionarios el servicio de soda-cafetería. 2) Que en el año 2003 por medio de la licitación por registro No.3-2003 se llevó a cabo un nuevo proceso de contratación el cual fue adjudicado a la empresa Servicios Auxiliares de Sabana Oeste, cuyo contrato inició a partir del 01 de junio del 2004. No obstante, por la poca afluencia de usuarios a la soda y, por el monto a pagar mensualmente por concepto de concesión, el negocio no fue rentable para la empresa concesionaria, por lo que para evitar pérdidas a dicha empresa y el endeudamiento con la Administración, se acordó rescindir el respectivo contrato el pasado 14 de febrero del 2005. 3) Que la Junta Administrativa del Archivo Nacional tiene interés en que el servicio de soda-cafetería se continúe brindando al público usuario y funcionarios de la institución. 4) Que mediante oficio DAGJ-2929-2004 este Ente Contralor le indicó que “en casos excepcionales, y cuando sea la única forma de ...